Företagande Sociala medier

16 punkter i en social media-policy, enligt advokaten

14 april, 2011

16 punkter i en social media policy enligt advokatenHar du en social media-policy i ditt företag? Varför? Varför inte? Manpowers undersökning förra året visade att 7 % av svenska företag har en social media-policy, medan motsvarande summa för resten av världen är 20 %. Förhoppningsvis är siffran för svenska företag högre nu än vad den var 2010.

Varför en social media policy?

Det finns en del att vinna på att ha en policy för företaget. Dels kan man passa på att utbilda alla anställda om vad sociala medier är och hur man bäst hanterar dem för att skydda både sig själv och sin arbetsgivare. Och, inte minst, hur man kan använda dem för att skapa positiva effekter. Dels kan man också stämma i bäcken, innan en situation uppstår: om alla kan, och vet vad som gäller. Uppstår en situation ändå, har man ett dokument att hänvisa till.

Vi har skrivit om social media-policy tidigare, och haft Lennart Stenberg, HR-chef på företaget Crucell som har gästbloggat (del 1, del 2, del 3, och del 4) om deras process att ta fram en policy. Vi fick även lov att lägga upp policyn som pdf, för andra att ta del av.

Olika riktlinjer

Det verkar finnas framförallt två huvudlinjer när det gäller sociala medier-policys. En linje förespråkar att allt som handlar om social media redan täcks av andra policys i företaget. Den andra linjen menar att allt ska täckas in i en specifik policy.

Min åsikt lutar mer åt det sistnämnda, men att göra det varsamt så att inte nyfikenheten och kreativiteten drunknar i ”får inte”-formuleringar och begränsningar. Dessutom tycker jag att det är av största vikt att utbilda samtliga inom företaget så att de både personligt och i sin yrkesroll kan tillräckligt mycket om sociala medier. På så sätt kan de själva analysera konsekvenser av sin aktivitet och ta ansvar för det de gör – och i många fall bidra positivt.

Advokatens rekommendation

När jag var på frukostseminariet om sociala medier och juridik förra veckan, delade advokaten Caroline Olstedt Carlström ut tips med de 16 punkter hon tycker bör finnas med i en sociala media-policy. Jag har fått lov att återpublicera dem här.

Det här bör finnas med i en social media-policy enligt advokatbyrån DLA Nordics

  • Regler för användning av företagets tekniska resurser, som mejlkonto etc – om sådan tillåts!
  • Redogöra för hur företagets er på sin närvaro i sociala medier
  • Informera om företagets rätt att monitorera vad som försiggår
  • Hur ska eventuella värdegrunder komma till uttryck?
  • Hur ska de anställda uppträda (identifikation direkt eller indirekt), att de skall tydligt ange om en uppfattning är personlig osv?
  • Transparens, inget vilseledande vid marknadsföring
  • Hänvisa till avstämning i det enskilda fallet vid marknadsföring i sociala medier
  • Hur skall man agera om man upptäcker negativa kommentarer?
  • Handlingsregler för de företrädare som, tvärtom, ska agera som talespersoner i sociala medier
  • Hänvisa till företagets säkerhetspolicy (om sådan finns)
  • Skydda konfidentiell information, företagshemligheter
  • Iaktta PUL – skydda kundernas/partners/leverantörers personuppgifter
  • Respektera tredjemans rättigheter (upphovsrätt, varumärken osv)
  • Vid misstag eller felaktigheter – rätta omedelbart
  • Alltid visa respekt och gott omdöme!
  • Komma ihåg att material på nätet finns kvar för alltid

Tänk på språket

De 16 punkterna är värdefulla, om än lite akademiskt formulerade. Jag tror man har att vinna på att omformulera punkternas innehåll till ett språk som alla kan känna sig delaktiga i. Att skriva enkel svenska betyder inte att man fördummar för någon, utan att man gör det enklare för alla. Läs här till exempel.

Viktigt är att man ser till att förebygga och skydda företaget och medarbetarna. Precis som Caroline listat ovan, infoga övriga policys eller riktlinjer som är applicerbara även här. Carolines sista råd vid frukostseminariet var att lägga med policyn med alla andra policys vid anställningsavtalet. För trots allt, en policy som finns men som inte är kommunicerad gör ingen nytta i att förebygga och hjälpa medarbetarna.

Fler sociala medier-policys att inspireras av

Nyfiken på hur en policy kan se ut, förutom den vi länkar till ovan? Social Media Governance länkar till flera företags policys i en uppställning här, där du kan klicka dig vidare till den policy du vill titta närmare på. Läs flera stycken, ta till dig av advokatens råd och skapa din egen. Kom ihåg att blanda in berörda parter, som HR, avdelningschefer och fackombud till exempel i processen.

Du kanske också vill läsa

Inga kommentarer

Svara