Företagande

Sociala intranät – växande trend

25 januari, 2012

Sociala medier är inte bara för extern kommunikation, utan går att använda även för intern kommunikation. Det märks inte minst på den växande trenden med sociala intranät – och det är inte alls märkligt. Sociala medier bygger på vårt mänskliga behov av att kommunicera, och det kan självklart även appliceras på internkommunikation.

Ett tidigt verktyg var Yammer, en slags mikroblogg för intern kommunikation. Det finns liknande verktyg, och de flesta innehåller mikroblogg, fildelningsfunktion, kontaktkatalog, grupper, mobilaccess och andra smarta funktioner. Läs gärna Axboms ypperliga blogginlägg om Yammer, med en enkätundersökning om användandet i svenska företag. Verktyg som Yammer kan användas som ett komplement till ett intranät eller helt fristående.

Varför sociala funktioner?

Vad är det då som kan förbättras på ett intranät med sociala funktioner? Framför allt för att öka kommunikationen och avlasta andra system. Ett vanligt problem i många organisationer är den stora mängden intern e-post och information som går ut den vägen. Det kan också handla om snårig och svåranvänd dokumenthantering.

Men intranäten kan även ha andra, mer subtila uppgifter: sätta en anda för företaget, hålla ihop organisationskulturen och engagera medarbetarna. Det kanske blir särskilt tydligt för till exempel konsultbolag där medarbetarna ofta är utspridda geografiskt. Ett socialt intranät kan även fylla funktioner för det där fikarumssnacket. Men inte bara det, utan även låta medarbetarna dela sin kompetens och samarbeta runt olika frågor och arbetsuppgifter.

Chatt, bloggar, kommentarer, grupper och wikis

Ett socialt intranät innehåller teknik som möjliggör sociala interaktioner, och bygger på ett tänkande som är baserat på våra sociala funktioner. Det kan till exempel vara en chattfunktion – och en sådan kan redan vara implementerad i en organisation i ett separat program som exempelvis Microsofts Communicator, MSN, Skype och andra varianter. Även CRMet Salesforce har en chattfunktion.

En viktig interaktiv funktion kan vara att man kan kommentera på exempelvis nyheter i ett nyhetsflöde på ett intranät, eller att alla eller utvalda personer har bloggar med kommentarsfunktion. Kanske finns det några personer som är duktiga på att hålla koll på det senaste i branschen? Att ge dem utrymme att förmedla sina trendspaningar så att alla anställda kan ta del av dem gynnar företaget.Diskussionerna som kan uppstå i kommentarsfältet kanske genererar en ny affärsidé …

Wikis kan vara ett sätt att förmedla kunskap. Tänk en kundtjänstwiki där medarbetarna lägger in vanliga frågor och svar, som sedan kan läsas och vara sökbar för alla anställda. Samma med HR-information, policys och så vidare. En form av bibliotek och kunskapsbas. Grupper är också användbart, som blir som egna diskussionsforum där medlemmarna kan diskutera ämnen och dela med sig av tips och funderingar.

Säkerheten då?

En vanlig fråga brukar vara om säkerhet. Tänk om information läcker ut? Det finns olika sätt att förhålla sig till den frågan. Först och främst får man titta på informationen: hur säkerhetsklassad är den? Kanske ska man satsa på att ha två system om det är känsligt: ett för dokumenthantering och ett för interaktioner och det andra. Men man bör inte låta säkerhetsfrågan hindra utveckling.

Företag med sociala intranät

Det finns företag som redan arbetar på det här sättet. SBAB var en av de som var tidigt ute, där anledningen var att minska massmejlandet och möjliggöra en god internkommunikation som inte var en belastning. (Här skriver Incentive som byggde intranätet om vad som gjorde att projektet lyckades).

Valtech har byggt sitt eget intranät, som baseras snudd på helt på sociala funktioner. Här finns en presentation på Slideshare som förklarar och visar hur intranätet ser ut och fungerar. Resultaten har inte låtit vänta på sig:

  • Mejlandet: betydligt färre massmejl, nästan alla mejlgrupper är avvecklade och överförda till grupper på intranätet
  • Informationsspridning: mer information delades mellan medarbetare, och fler diskussioner uppstod. Grupper skapades på egna initiativ (totalt 123 st) där relevansen är hög.
  • Tillgänglighet: inga teknikproblem, tillgängligt via mobilen och viktigt för de konsulter som sitter externt som nu fått en kanal att känna sig delaktiga i.
  • Kunskapsöverföring och -förvaltande: en del av intranätet hanterar lärdomar ur projekt, vilket ökar kunskapsdelningen. Fler länkar och referenser till projekt på intranätet.

Det finns med andra ord vinster att göra genom att föra in sociala funktioner i sitt intranät.

Nyfiken och vill veta mer?

Är du nyfiken på sociala intranät? Då ska du kolla in den här sajten, intranätstv.se, som är en webbtvshow med projektledare och intranätsstrateger som diskuterar sociala intranät, vad det är och hur man gör. De som står bakom sajten är Onesys, som även säljer ett intranätssystem. Pontus Löf har också skrivit om fem skäl att använda ett socialt intranät och hur han själv byggde ett på två dagar.

Du kanske också vill läsa

Inga kommentarer

Svara