Företagande

Case sociala intranät: Fastighetsbyrån

27 januari, 2012

Igår morse var jag på ett frukostseminarie som byrån Nansen arrangerade. Det handlade om sociala intranät och responsive design, och det var Katja Norström, informationsansvarig, och Martin Persson, teknisk projektledare, från Fastighetsbyrån som stod för den första punkten. Andreas Carlsson stod för sloten om responsive design. Hela seminariet bambusrades också, här finns filmen.

Fastighetsbyråns Byrålåda

Fastighetsbyrån är ett av de största mäklarföretagen med 1 400 medarbetare varav 900 arbetar som mäklare. Varje kontor är franchising, och man finns i Sverige och Spanien. Förra året gjordes 37 000 bostadsaffärer med 51 miljarder i försäljningsvärde via Fastighetsbyrån. Eller som Katja själv sa: ”Vi är inte bara störst, vi är bäst också”.

Visionen om ett intranät, det som blev Byrålådan, var att ha som ett skrivbord med allt samlat, men ändå personligt och ”personifierat”. Att få en dialog för alla medarbetare som är geografiskt spridda och att vara försäljningsdrivande genom att sporra affärslustan med nyckeltal hämtade från mäklarsystemet. Framförallt ett intranät som användes oftare än det dåvarande, som så gott som bara användes efter kick offer för att titta på bilder.

Hur fungerar de som ska använda intranätet?

Varje person som arbetar hos Fastighetsbyrån får göra ett personlighetstest när de börjar,  för att få kännedom om sig själv att använda i mötet med kunden. Det gjorde att man visste ganska väl vilken typ av människor som skulle använda intranätet: 75-80 % av medarbetarna är sociala, glada och utåtriktade men inte så bra på att ta till sig skriftlig info.

Det här var en del av det som man använde sig av som underlag till förstudien. Den delen tog rätt lång tid, där Nansen som byrå var drivande. Sedan gjordes en överlämning till Fastighetsbyrån som satte sig in i allt det som förstudien handlade om, för att få kontroll och skapa en kravspec. Behov, syften, målgrupp, teknik och så vidare. Själva produktionen av det nya intranätet, Byrålådan, tog runt 5-6 månader. Det är byggt i Episerver av Nansen.

Syfte med ett socialt intranät

Med det nya sociala intranätet hade man flera syften:

  • Förenkla arbetsdagen med tillgång till verktyg och information på ett enkelt sätt
  • Snabba på och förenkla informationsprocessen, med särskild hänsyn tagen till majoriteten av personlighetstyperna
  • Vara ett styrinstrument för ledningen
  • Vara en kulturbärare i organisationen
  • Vara en kunskapshöjare
  • Uppmuntra erfarenhetsutbyten
  • Öka dialogen och kommunikationen
  • Vara säljdrivande

Hur gjorde man då?

Jo, man skapade en sida med flikar i överkant och vänsterkant. Användaren kan växla mellan olika nivåer: övergripande, regional, lokal och individuell. Allt innehåll är anpassat efter fliknivå, och alla kan se ner till kontorsnivå. Individer kan bara  en del av varandras information på lokal nivå. På individnivå finns även möjligheten att skriva en statusrad, liknande den på Facebook. Den används inte så mycket än, så där har man en plan att implementera en ticker för att lyfta användandet och öka vi-känslan.

På övergripande nivå använder man sig mycket av tv och korta filmer. Eftersom man vet att skriftlig information kan vara svår att ta till sig, har man valt rörlig bild och tar hjälp av ett produktionsbolag. Man använder även quiz med öppna resultat för att sprida kunskap om olika kampanjer och dylikt, det fungerar väldigt bra. Det triggar tävlingsinstinkterna!

Det är också vad nyckeltalen används till. De hämtas ur mäklarsystemet och redovisas på alla nivåer, för att trigga tävlingslustan och öka försäljning. Här finns det fler utvecklingsplaner. Statisk information på intranätet är just en fördjupning i nyckeltalen, som definition och förklaringar, samt framgångsexempel, och information om företaget. Det finns även en vertygsflik med ingångar till andra system.

Alla nyheter som läggs ut går att kommentera, och även nyheterna segmenteras efter nivå. Den som har lagt ut en nyhet får en mejlnotifiering när någon kommenterar.

Sök, mobilt och statistik

Som sökfunktion används Google Mini, som man justerar och kalibrerar. Antalet sökningar har ökat i det nya intranätet, vilket kan vara kopplat till den ökade användningen. Tidigare hade man runt 300 unika besökare per vecka, och nu har man 1 400.

Sidan är tillgänglig från smartphones tack vare att det är en publik webbsida som man loggar in på. Den är dock inte anpassad för mobilvy så det blir en del skrollande. Man håller på med en förstudie för att se bästa sätt att mobilanpassa intranätet.

Utvecklingsmöjligheter

Man har kommit långt med sitt intranät och ökat användningen av det. Men man nöjer sig inte där, utan vill fortsätta skruva på funktioner och användarvänlighet. Det ska bli intressant att fortsätta följa Byrålådans utveckling.

Du kanske också vill läsa

Inga kommentarer

Svara